Первичные документы в бухгалтерии и все секреты их оформления

Дата:
Рубрика: Технические тонкости
Автор:
Первичные документы

Здравствуйте, дорогие читатели! Думаю, вы согласитесь, что бухгалтерский учёт – сложная и многогранная система. Для того, чтобы грамотно и безошибочно вести бухгалтерию, необходимо знать все тонкости и особенности ведения отчётности. Благодаря этой статье вы узнаете абсолютно всё о первичной документации.

Первичные документы в бухгалтерии используются для отображения всех прошедших на предприятии хозяйственных событий. Нет определённого перечня образцов, которые необходимо применять. Каждая компания самостоятельно определяет формы начальной отчётности, которую будет применять в ходе своей деятельности.

Применяемые бумаги в обязательном порядке должны отражаться в политике предприятия.

Первичные документы: наименования и виды

Они составляются в момент совершения операции. Подготовка сводной бухгалтерской ведомости осуществляется на основании полученных первичек. К ним относятся:

  • разного вида и назначения доверенности;
  • приходные ордера;
  • акты приёмки материала;
  • требования;
  • накладные на передачу материалов другим лицам;
  • карточки учёта материалов и основных средств;
  • счет-фактура;
  • договор о правах и обязанностях сторон;
  • расчётно-кассовые и платёжные бланки;
  • накладные на товар.

Бухгалтер организации обязан оформлять первые ведомости непосредственно в момент совершения операции. В том случае, если в этот момент оформить их невозможно, то закон предусматривает оформление сразу после завершения хозяйственной операции. Начальные документы классифицируются по следующим признакам:

  • по применению;
  • по объёму содержания информации;
  • по способу учёта бухгалтерских операций;
  • по месту составления;
  • по варианту обработки и использования.

Существует два вида первичных документов:

  • электронные;
  • бумажные.

Электронные образцы, в свою очередь, должны быть заверены электронной подписью ответственного лица. В том случае, если оформление бумажного варианта отчётной ведомости необходимо по закону или в соответствии с договором, то предприятие по первому требованию контрагента обязано изготовить бумажные копии электронных документов.

По своему назначению бланки делятся на следующие виды:

Дающие распоряжения Доверенности, поручения по платежам
Исполнительные Акты, платёжная отчётность
Оформленные бухгалтером Справочные и расчётные бланки
Смешанного типа Кассовый (приходный) ордер, письменные требования, отчёты по авансовым платежам
Строгой отчётности Абонемент, диплом

Кроме того, бланки может быть внутренние и внешние, всё зависит от того, в каком месте они были составлены. В зависимости от вариантов отражения хозяйственных операций документация может носить разовый или накопительный характер.

Учёт первичной документации и сроки хранения

Основная деятельность любой организации не может осуществляться без учёта и хранения первичек, которые нужно не только правильно заполнять, но и сохранять. Их нужно оформлять с первого дня существования фирмы в соответствии с действующим в России законодательством.

Отслеживание начальной документации возложено на главного бухгалтера. Именно он обязан следить за правильностью и своевременностью оформления отчётных ведомостей. От этого на прямую зависит деятельность организации, её успешность и конкурентоспособность.

За сохранность первичек также несёт ответственность главный бухгалтер компании. В том случае, если установленные законодательством требования не будут исполнены, то фирму ждут серьёзные штрафные санкции, которых можно было бы избежать при грамотном и правильном отслеживании такого рода отчётности.

Сохранять отчётные ведомости необходимо вне зависимости от того, на каком носителе они находятся: бумажном или электронном.

В том случае, если бухгалтерский учёт компании ведётся в электронном виде, то по требованию налоговой инспекции необходимо перенести их на бумажные носители.

Законодательство предусматривает хранение первичных бланков не менее 5лет, следующих за отчётным годом. Налоговое законодательство устанавливает иные сроки хранения. Статья 23 Налогового кодекса говорит о том, что отчётные налоговые ведомости нужно хранить не менее 4 лет.

Но бывают случаи, когда отчётность фирмы нельзя чётко разделить на бухгалтерскую и налоговую. Поэтому имеющиеся отчёты лучше сохранять не менее 5 лет, во избежание проблем с надзорными органами.

Первичные документы, которые касаются учёта персонала, лицевые карточки и счета сотрудников, должны хранится на протяжении 75 лет. Срок хранения каждого документа начинается в первый день года, который следует за годом его оформления.

Правила оформления

Первичная документация, оформляемая в ходе деятельности организации, имеет строгие правила оформления:

  1. Записи должны быть проведены чернилами, ручкой, химическим карандашом, а также при помощи пишущей машинки или иных средств печати, которые смогут обеспечить сохранность вносимых данных на протяжении всего срока хранения отчётности. Не разрешается вносить записи при помощи простого карандаша.
  2. Вносимая информация должна быть чёткой и разборчивой.
  3. В ведомости необходимо заполнять каждый реквизит. В том случае, если реквизит не заполняется, то в соответствующей графе ставится прочерк.
  4. В финансовой отчётности сумму ставят не только цифрами, но и прописью.
  5. Документация должна быть заверена подписью руководителя предприятия, а также главного бухгалтера. После подписи указывается расшифровка.
  6. На бланке ставится печать организации.

Заключение

Именно с первички начинаются хозяйственные операции, которые проходят в фирме или при её непосредственном участии, поэтому к этим бланкам предъявляется столько требований. Они касаются не только учёта и хранения, но и правильности оформления. Эти нюансы должен соблюдать и учитывать главный бухгалтер, поскольку именно он несёт ответственность за отчёты, которые имеются на предприятии.

С уважением, Технические Эксперты.
Понравилась статейка? Не жадничай, поделись!
Подписывайся скорее на новые бизнес-секреты!
Статьи по теме
Комментарии (0)
Добавить свой комментарий
;-):|:smile::shock::sad::roll::grin::cool::???:
Давайте дружить!
Подписка на обновления
Топ комментаторов
  • Оксана
    8
  • Спец
    2
  • Александр
    2
  • Денис Ник...
    2
  • Михаил
    2
  • Вика
    1
Давайте дружить!
Подписка на обновления